经营管理 我国人事档案管理中存在问题及对策分析 崔伟娜 （临沂市城市排水维护管理处山东临沂２７６０００） 【摘要】人事档案管理是档案工作的一个重要组成部分，是人才建设、干部队伍建设的重要基础工作。本文针对目前我国人事档案管理 中的问题进行相关分析，以尝试找出相应对策，进行人事档案管理工作的变革，使人事档案管理工作适应新时期的需要。 【关键词】人事档案管理对策 中图分类号：Ｃ９３ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００９—９１４Ｘ（２０１３）３５—４３７—０１ 一、我国人事档案管理中存在的问题 （一）管理方法和管理手段老化 目前，不少部门的人事档案管理还是以传统的手工操作为主。很 多地区管理手段落后，档案管理不规范，没有配套的硬件设备，完全 停留在手工操作，档案库房设置不合理，保护技术跟不上，档案的物 质载体不断受到人为的破坏。伴随着人员增加和个人档案材料的增 多，人事档案管理工作日趋繁重，个人档案越来越厚，每天会有各种 不同的资料送达，等待处理。如果仍采用落后的管理手段，显然已不 能适应社会需求。 （二）流动人员人事档案管理混乱 在社会主义市场经济条件下，人才的流动越来越频繁，随着我国 劳动人事制度改革的不断深化，单位和个人双向选择的余地在逐步扩 大，这在客观上加大了流动人员档案管理的难度。流动人员人事档案 管理混乱主要体现在以下方面：一是流动人员人事档案转递混乱，移 交不及时或不移交时有发生。二是流动人员人事档案管理机构混乱。 三是人事档案管理人员思想的混乱。四是流动人员人事档案管理办法 的混乱。 （三）规章制度不完善 随着人事制度改革的不断深化，人事档案的规章制度也越来越不 适应社会主义市场经济和人才流动的需要，暴露出来的问题越来越 多。诸如收集、归档、变动登记、鉴别、销毁、统计、划分保管期限、 提供利用等，这些都需要根据新形势制定相应的制度和标准，补充和 完善原有的规章制度。 （四）人事档案的保密工作中存在的问题 人事档案具有机密性强的特点。近些年来在职称评定、提拔干部、 晋升工资等过程中，一些人盗窃人事档案的机密信息，打击报复、压 制他人，甚至篡改档案内容，以谋私利的现象日益增多。这主要是一 些领导以权谋私，部分档案管理人员政治觉悟、职业道德水平不高， 以及管理制度不健全，保密措施不得力等原因造成的。 （五）人事档案“分散多头”的管理现象 随着我国改革开放和社会主义市场经济体制的建立，各企事业单 位纷纷涌人市场，流动人口增多，再加上一些单位和个人对人事档案 的作用认识不足，我国人事档案出现了“分散多头”管理现象，主要 表现在两个方面：一是人事档案隶属混乱。参加主管人事档案的有组 织、人事、劳动等部门，甚至一些无权保存或管理人事档案的单位也 来保存和管理人事档案，人事档案出现“多头”管理状态；二是人事 档案极其分散。人事档案有的保存在用人单位，有的保存在人才交流 中心，有的甚至保存在私人手中，处于一种“分散”管理状态。 （六）擅自弃档、建档现象严重 在由传统社会向现代社会、由计划经济向市场经济转变时期，人 事档案的神秘性逐步被打破，有一些人对人事档案的作用产生怀疑， 社会上出现了一些擅自“弃档”、擅自“建档”等不正常现象，出现 了越来越多的“弃档族”。擅自“弃档”、擅自“建档”已成为当前人 事档案管理过程中值得引起关注的重要问题。 二、人事档案管理中相关问题的对策分析 关于当前我国人事档案管理中存在的问题，以上已经进行了相关 的分析，那么如何解决好这些问题呢？以下将提出相关的建议。 （一）树立正确的思想意识 要进一步解放思想、更新观念，提高全民档案意识，探索新形势 下人事档案工作的新模式，管好、用好档案；要重视人事档案工作， 提高管理水平。要树立正确的人事档案理念。我们既要重视人事档案 的历史鉴定作用，又要重视个人的现实表现和能力。我们要改变在计 划经济时代凡个人的一切事物都“唯档是举”的弊端。同时也不能片 面认为，在市场经济主导的今天，人事档案就“一无是处”，要不要 无所谓。毕竟按国家现行政策规定，当前的人事档案仍在发挥着重要 的作用我们要正确认识人事档案的历史作用和现实作用，“善待”人 事档案。 （二）做好人事档案的收集归档 必须加强人事档案的基础业务建设工作，从档案材料的收集上下 工夫。必须建立健全归档制度，积极宣传人事档案的重要性，宣传什 么样的档案材料应归档，让每个职工本着对自己负责的态度，积极将 个人手中的材料及各部门形成的对个人有价值的材料归档保存。另 外，收集档案时必须注意形式和内容的规范化和标准化，以及内容的 真实性与可靠性。做好收集归档工作，提高案卷质量，才能更好地为 开发、利用人力资源打下基础，为人事制度改革服务。 （三）加强规范化和标准化建设 长期以来，我国人事档案在管理思想，管理方法，管理手段和条 件等方面寻在着许多无序现象，制约着我国人事档案管理工作的发 展。因此，在新的历史条件下，加强人事档案的规范化管理，对于全 面地了解干部，更好地开展组织人事工作，开发人事档案信息资源， 为社会现代化建设服务，具有十分重要的意义。人事档案的规范化管 理是指根据组织、人事、劳动等部门的现实要求，科学地，系统地， 动态地管理人事档案，使人事档案发挥更大的效能。在人事档案管理 中，要实行规范化管理，目标化管理，完善法律法规体系及制度建设， 制定规范化标准，并严格执行，以保证人事档案收集完整，鉴别准确， 整理有序，保管安全，利用方便。 （四）改革人事档案内容 要对人事档案内容进行创新，在人事档案管理中，要克服公式化， 突出个性化，实现档案内容的立体化、动态化。人事档案是以人为单 位整理而成的专卷。每一份人事档案都应具有各自的特点。 应根据时代变化，根据人们职业的多元化，对其进行重新分类， 重新确定收集范围和收集标准，有选择地不断补充新产生的人事信息 内容。 （五）强化以人为本 人事档案工作要强化以人为本，树立人才资源的思想观念。必须 真正实现四个方面的转移。首先，在思想观念上，必须实现从只注重 政治材料、思想品德评价向注重综合素质、发展潜能和创新能力方面 转移。从“突出政治”的圈子里跳出来，树立人才意识，及时补充新 材料，努力实现人事档案立体化，以利于选拔人才。第二，在其档案 内容的收集上，必须实现由一般性收集、被动性整理向人才开发及经 济建设的一线转移。第三，在其管理形式上，必须实现由过去传统的 封闭式管理向开放式动态管理、科学管理转移。第四，在其服务职能 上，必须实现由保管型向利用型的根本转移。 （六）使用现代化手段 要推广运用现代化管理手段和方法，使人事档案工作更好地为现 代化服务。人事档案以其材料越积越多为特点，大大加重了档案管理 工作量。因此，类似手工作坊式的工作方法已不适应现代化发展。随 着计算机技术的推广运用，缩微技术已运用于不少档案中，国外一些 先进国家甚至运用激光技术存储档案信息。随着时代的发展，先进的 技术以其方便、快捷、省时、省力、省空间、易管理等优点，为人事 档案管理引出了微机化、网络化管理的道路。 作者简介： 崔伟娜（１９８１ １Ｏ一），女，临沂罗庄人，临沂市城市排水维护管理处 馆员．研究方向为档案管理。 科技博览ｌ ４３７