我国人事档案管理的现状及对策

我国人事档案管理的现状及对策

摘要：我国人事档案管理已取得了较好的成绩，并在社会主义建设中发挥了较大的作用。但传统的人事档案在管理体制等方面存在着明显的不足，因此，研究当前我国人事档案管理中存在的问题，探讨解决这些问题的方法与思路， 具有十分重要的意义。

关键词：人事档案管理管理体制人档分离

一、我国人事档案管理的现状

我国的人事档案工作经过多年的积累，己经取得了较为丰富的经验，人事档案在社会主义建设中发挥了一定的作用，但当前的人事档案工作并不很完善，在诸多方面仍然存在着不足，归纳起来主要存在以下几个方面的问题。

1、人事档案材料内容质量不高。随着我国人事制度改革的深化，人事档案理应发挥越来越重要的作用。但是由于人事档案的质量不高，不能适应新时期人事工作的需要，因此，现实是人事档案的作用正在减弱。人事档案质量不高表现在以下方面：千人一面，缺乏个性、鉴定审查把关不严，内容失真、整理不规范、观念上重政治轻业务等。

2、人档分离突出，“无头档案”多发。随着人事制度改革的深化，人才流动日趋频繁，人档分离现象也日趋增多，其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案，这种档案主要产生于下述情况: 一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。二、转递工作不准确。三、收进转出登记制度不严，有的人事档案管理部门不坚持定期的检查核对制度，对漏转、错收不易发现，随着时间的推移，这些档案也会成为“无头档案”。

3、人事档案管理体制难以适应新形势。随着社会主义市场经济的建立和我国人事制度改革的不断深入，传统的人事档案管理体制在以下几方面都表现出明显的不适应。首先，管理体制上实行多头管理。目前，我国人事档案管理体制中存在着严重的分散性。主要表现在以下几点:一是县级以下机构的人事档案归多头管理，隶属混乱；二是高校人事档案大多实行分散管理；三是人事档案管理与档案业务指导机构关系疏远，处于分离状态。这种状况与社会主义市场经济体制条件下人事政策制度不太适应。其次，管理体系上仍按传统的三大类管理，即我国人事档案主要由干部档案、工人档案和学生档案三大类构成。这种管理体系在相当长一个时期内，对人事档案管理起到了积极的作用。但是，随着我国社会主义市场经济体制的建立及国家人事制度改革的深化，传统人事档案管理体系己不适应现代社会发展的需要，许多弊端显现出来必须进行改革，建立起现代人事档案管理体系，使其适应现代社会发展的需要。

4、人事档案管理方式陈旧，手段落后。由于机构改组，人事任免制度改革，人才流动日益频繁，人事管理日趋复杂，工作量也大为增加，但目前，许多

单位的人事档案管理仍停留在手工操作阶段，工作效率十分低下，已不能适应社会发展的需要。一些单位虽然利用计算机进行管理，但由于软件开发跟不上，管理人员素质低，难以正确使用计算机，甚至只能把计算机当作高档打字机使用，自然效果并不显著。更多的小型基层单位，由于经费投入不够，人事档案的现代化管理基本没有起步。

二、解决我国人事档案管理中问题的措施

针对上述提出的人事档案管理存在问题，结合当前管理水平与实际，可以采取以下措施进行改革与完善。

1、努力提高人事档案材料的质量。具体来说主要从以下几方面入手。首先，强化各级领导的档案意识。档案工作中出现的诸多问题，其根源在于组织人事部门和单位领导的档案意识淡薄，没有从思想上真正认识人事档案及其工作的重要性。因此，增强组织人事部门和单位领导的档案意识，是解决当前人事档案工作中存在的问题，提高工作质量和水平的根本途径。其次，提高人事档案工作人员业务素质。随着科学技术的飞速发展和广泛应用，档案工作人员面临着知识化、专业化的严竣挑战，加强科学文化知识的学习，拓宽知识面，更新知识结构是档案管理人员的当务之急。此外，还应加强业务素质的培养，以适应人事档案管理日益复杂、逐渐现代化的发展趋势。

2、加强预防与处理“无头档案”。“无头档案”的存在给人事档案管理工作带来了极大的麻烦，严重影响了人事档案工作的质量，因此积极预防和妥善处理“无头档案”显得十分重要。为了防止“无头档案”的产生，各单位人事档案管理部门必须健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度，及时获得人员工作和职务变动的准确信息，包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等，然后及时将档案转入该人员新的主管部门，使档案与人员流动同步进行。

3、建立适时的人事档案管理体制。要打破各级部门条条块块都管人事档案的旧管理体制，实行相对集中统一管理的体制。县级机构的人事档案可由该县档案馆统一管理，不必分散在县直各机关，由专门的档案机构和人员管理，这样可防止部门、单位之间互相推诱扯皮，而且便于社会利用，提高利用效率。县级以上机构的人事档案不宜与县级机构一样完全实行集中管理，但应相对集中。一个规模较大且人数较多的企业、学校、机关的人事档案应集中管理，不应分散在各科室和部门。其次，应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度，而不仅仅是单一的干部档案管理制度。此外，将人事档案管理真正纳入整个档案事业系统，接受国家档案行政管理机关的宏观指导，而不应将档案工作重要组成部分之一的人事档案管理独立于该系统之外。

4、加快实现人事档案管理的信息化。当今人才市场的发展，人力资源的开发，尤其需要人事工作和人事档案工作的信息化。在人事档案管理工作中，尽可能地运用当代科学技术的新成果，先进的管理方法、先进的科技手段与工具，提高人事档案工作的效率和水平。具体而言，各级领导要充分重视人事档案工作，

加大对人事档案工作的投入，添置必要的设备，在保证运用计算机管理人事档案的同时，要加快相关软件开发的步伐，加大对人事档案工作者培训的力度，使他们熟练掌握运用现代化设备管理人事档案的本领，从而提高人事档案管理水平，开展相关的人事档案信息开发工作，主动提供利用，适应社会发展的需要。

参考文献：

[1]朱玉媛，两种人事档案管理模式的分析与比较，图书情报知识，2000.4.

[2]曹中伟、叶丽新、吴军，人事档案管理存在的问题及对策，兰台世界，2002.5.