银行档案管理办法

银行档案管理办法

第一章 总则

为了加强银行档案的科学管理，逐步实现档案管理的规范化、制度化、现代化，结合具体情况，特制定本办法。

按照统一管理、集中存放档案的原则，总部及各支行对本单位在经营管理、基本建设、党、政、工、团等工作中形成的各类档案，进行分类整理组卷后，由档案管理部门进行集中统一管理，不得分散保存，确保档案完整、准确、安全和有效利用。

第二章 档案管理体制

全辖档案实行分级管理，各支行形成的文件材料原则上由本支行负责立卷和归档。总部及各支行均设立专职档案管理人员，负责档案材料的搜集、整理、归档工作。总部档案管理部

门负责全行档案管理工作，负责对各支行档案工作进行指导、检查和监督。

第三章 各类材料的形成与归档

归档范围包括各级党、政领导机关、___、监管部门颁发的决定、命令、规定、制度、办法、通知等；以单位名义向上级领导机关、监管部门的请示、报告及其批复、指示；各类会议记录、纪要；各种会议的通知、报告、总结、典型材料、会议简报、汇报和领导同志的指示，以及会议讨论和参阅的文件；本单位的工作总结、计划、统计材料；各单位参加有关会议的文件材料；总部下发的各类文件、各类综合性报告、专题报告、调研报告、工作总结和转发的重要经验材料等；财务、会计及其管理方面的报表及文件材料；经营管理方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；内部刊物、简报和各种汇编材料；与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；在日常管理及重大活动中的各类影像资料；单位印鉴启用和作废的文件材料、交接登记薄；上级领导检查、视察工作时形成的指示、讲话、工作汇报以及其他文件材料；

获得市级（含）以上或本行表彰奖励的相关文件及进行表彰的审批材料；其他具有利用和保存价值的资料。

档案材料的收集包括建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；及时催办已办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

档案的归档、立卷与管理由各支行负责立卷和归档，总部档案管理部门进行集中统一管理，确保档案完整、准确、安全和有效利用。

1.档案分类可以根据来源、年度、档案形成机构和保管期限等因素进行分层和分类。

2.在归档之前，需要对资料进行分类，并将其分组放置在待办卷宗内。

3.立卷时应按照永久、长期和短期的不同期限进行组卷。卷内文件应将正文、底稿、附件、请示和批复放在一起，并编制案卷目录和案内目录。需要复印四至五份。

4.整理案卷时需要使其厚度适宜，控制在1cm至2cm之间。如果材料过窄，需要加衬边；如果材料过宽，需要折叠整

齐。如果字迹难以辨认，需要附加抄件。每个案卷需要端正书写标题。

5.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。需要修正破损的文件，对易退变的文件（如热敏传真纸文件）需要进行复印。

6.归档文件需要逐件在首页右上端的空白位置加盖归档章。 7.需要对所有档案系统进行排列，确定保管期限，并填写档案盒脊、编制档案目录（卡片），按照一定次序进行排列和存放。

第九条规定，各支行和各类档案应由支行设专人进行统一管理。人事档案由___设专人进行管理。第十条规定，总部和各支行均应设置档案库房、档案装具及其他必要设施，严格管理档案库房，防止失密、泄密事件发生。需要加强档案的科学管理，做到档案存放条理化，排列系统化，保管科学化。归档文件和材料需要分类清楚，组卷合理，以利于调阅、存放和减少档案的损毁。第十一条规定，卷内文件需要排序列题，对破损的文件材料及时裱糊，对卷内文件编定页号，去除金属装订物，最大限度延长档案的保管寿命。第十二条规定，档案管理

人员调动时，必须在离职前，将其所保管的档案数量和现状交代清楚，并办理交接手续。

第十三条规定，库房内档案柜需要摆放整齐，并进行统一编号。第十四条规定，入柜档案需要井然有序，并备有档案存放地点索引，以便掌握存放情况，以满足迅速调阅的需要。第十五条规定，需要定期进行检查核实，如发现档案与目录不符或毁坏，应及时查明原因，采取补救措施。如果是人为造成的，需要视情节轻重追究责任。第十六条规定，需要加强安全和保密。非档案管理人员未经许可不得随便进入库房。工作人员工作完毕后，应对门窗、电源、消防器材等进行全面认真的检查。第十七条规定，需要做好库房的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防阳光等防护工作，保持库房的清洁卫生。第十八条规定，需要严格查、借阅手续。各支行需要查阅、借阅档案时，需要向总部档案管理部门提出申请，履行相关手续后，由专职人员进行。第十九条规定，任何人未经领导批准不得擅自摘录、复制。第二十条规定，需要加强对保密档案的管理。档案保密、解密必须按照有关规定办理。

第二十一条规定，如果发现档案丢失，应该立即向单位领导报告，并进行严肃处理。

第五章讲述了档案鉴定和销毁的流程。

第二十二条规定，对于超过保存年限和无保存价值的档案，档案管理员应该提出意见，然后由总部档案管理部门会同有关支行进行鉴定。

第二十三条规定，鉴定完毕后要登记在册，参加人员签字盖章，并送有关领导审批后才能进行销毁。

第二十四条规定，在销毁档案时，必须由专人在指定地点进行监销，并且监销人员必须保证在三人以上。

第二十五条规定，销毁清册必须立卷归档，并长期保存。