材料采购管理制度（试行）
总 则
为了进一步加强材料管理，降低工程成本，规范材料管理、采购、周转过程，增收节支，提高企业经济效益，本着分清职责，保证材料正常供应的原则，现结合实际情况，经研究，特制定本制度。
第一条、采购部工作职责
1、负责维修工程所用材料、设备、租赁材料的采购供应工作,汇总维修部周转材料及使用材料计划，编制维修部材料成本及利润工作报告，加强工程材料设备、材料出入库、材料台账及材料成本的核算。进行工程材料的管理与控制，及时反映工程材料的实际支出、盈亏。
2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用及辅助材料的采购、运输、调拨、报废等工作。
3、负责工程材料的询价报价、材料信息及样品样本的收集，建立建全材料合格供应商信息库。
4、负责工程项目主要材料、设备的询价、采购、合同签订等工作，维修部对所进材料质量进行监督、使用及统一调拨管理。监督施工队自购主要材料，零星材料及辅材类材料的采购、验收，进行质量监督。
5、负责维修部材料、设备、周转材料的使用管理及材料账目的考核、抽查、监督工作。
6、完成上级领导交办的其他工作任务。 第二条、材料计划
1、维修部提前7天将工程所需材料的名称、规格、型号、数量等提出材料使用计划，填制《维修材料使用计划表》（准确率允许在80%即可）维修部负责人签字确认后，由采购部进行询价、比价、定价，询价单位不少于3家。
2、需加工制作的特殊材料要充分考虑到材料的加工周期，施工部门应提
前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与施工技术人员进行技术性交底，施工部选择合适的材料供应商重点推荐此材料给业主，加工类材料计划填制《异型材料加工单》。
3、零星材料计划由维修部及时提出，填写《零星材料采购明细表》由采购部进行询价采购。
5、对临时急需材料，项目施工员提出计划，工程部经理签字，材料员报材料部门主管批准后采购，严禁材料人员擅自采购无计划材料。
6、材料计划方面主体责任方为施工部，出现材料供应不及时、加工类材料误差和供应不及时等影响整个工期的责任由施工部及采购部共同承担责任。
7、采购部材料计划工作，应在工程签订合同后材料部根据施工图纸、效果图等拿出主要材料品类，并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询（注：不需要施工部提供材料计划，该工作全部由材料部负责进行，主要目的是在第一时间开始材料计划工作，避免工期紧张造成材料供应不及时）
第三条、材料询价、定价程序
1、采购部在收到项目部提出的材料计划单后视工程部位需要缓、急一周内完成材料的询价工作，填写《材料（周转材料）采购比价单》 (附3至5家材料供应商的明细报价,联系人、联系电话、供应商名称、地址等报价单须盖供应单位公章)，《材料（周转材料）采购比价单》经部门主管、分管领导、工程部、成本控制部、总经理审核批准后进行材料的合同签订及采购工作。
2、采购部在完成《材料（周转材料）采购比价单》后一天内完成会签，采购部要拿出主导意见并经工程部经理认可（成本控制部主管应拿出采购材料的主导价格，采购部采购的原则是不超出成本控制部的主导价格）。
3、对大宗材料、设备的询价、定价、采购，由采购部、维修部组织采取公开招标或议标的方式，确定供应商洽商合同，经分管领导批准，总经理审核后方可采购。
5、对小型材料、设备的询价、定价、采购，由采购部自行询价报维修部
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审核，由采购员进行采购。采购时必须注明采购地点、供应商名称、联系人、联系电话（确保信息准确）出现材料组织困难应及时通知施工部。
第四条、材料采购程序
1、采购部根据公司总经理审批的《材料（周转材料）采购比价单》的情况及时签订采购合同，采购员按项目使用材料的时间、数量组织材料进场；材料员直接联系供料商，要求供货商按要求供货。
2、采购员负责对材料的出入库进行全程管理，并根据工程的进展情况及时与供应商联系，确保材料供应顺利进行。零星材料及周转租赁类材料由维修部材料员及时组织采购。
3、项目需由甲方或业主批价认可的材料，由成本控制部负责统一报甲方或业主办理材料批价手续。
第五条、合同签订
1、壹万元以上（含壹万元）材料、设备合同的签订，采购部根据《材料（周转材料）采购比价单》确定的供应商,综合市场询价情况，拟订出材料合同样本（技术性指标需会同技术人员确认）随附供应商资质证明。
2、壹万元以下的零星材料采购（本材料整个项目部用量不超过壹万元），原则上可以不签订合同，项目部填写备案说明，相关人员签字后交采购部备案。
3、对项目上拟包工包料分项工程，签订合同时，需采购部、项目部共同参与，材料费占较大数额时由采购部为主会同合同处签订合同，项目部配合；人工费占较大数额时以项目部为主会同合同处签订合同，采购部配合，项目部负责对整个分项工程施工过程进行监督管理。
第六条、材料款付款程序
1、主要材料拨款，采购员根据实际进场材料情况填写《材料拨款申请单》（此单据由财务部编制），经采购部、工程部，财务部审核，报总经理审批，作为付款依据。
2、材料进场后由财务部按合同签订的付款比例及付款方式进行材料款的
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拨付，财务部在付款前需与材料供应商和财务处材料会计核对进场材料数量，核实无误后由采购部填写《内部付款通知单》（此单据由财务部编制），经财务部、分管领导会签、总经理批准后办理付款。
3、对于公司指定的长期合作的小型材料（指成批量的零星材料）供应商，签订合同备案说明后，原则上不必签合同，每月对所供材料的价格审核无误后，按月拨付总产值95%的货款，余留5%作为质量保证金，在工程顺利结束后，拨付总产值的3%货款，工程验收后，拨付余留的2%货款。签字程序同上。（注：供应商应提供所供材料的生产厂家、品牌及单价并附供应商的资质证明材料，如：营业执照、税务登记等）
第七条、材料备用金、台帐管理
1、原则上每个项目设一名材料员（材料员可兼），负责该项目材料总账的管理、材料验收（调拨）明细账、租赁材料、周转材料明细账、与供应商对账、材料验收单、收料单、月盘点的统计和上报工作。
2、需要现金购买的材料，由采购部经办人填写备用金借款单，总经理批准后，到公司财务部领取，凭票据到财务处报销冲备用金帐。
3、采购部负责监督采购员材料资金的使用，严格控制资金在合同范围内执行。
4、材料对账、报账与盘点：
（1）每个工程项目必须建立材料采购台账、材料出入库台账、周转材料明细账、租赁台账，填写《材料（机具）对账卡片》，由采购部负责人、财务部材料会计、材料员分别签字留存。
（2）对账时间：每月25日公司材料会计、现场材料员进行对账。 （3）盘点时间：每月25日到31日与材料会计进行库存盘点
第八条、材料、设备、验收、调拨、出入库管理
1、材料、设备入库管理
（1）材料、设备进场，材料员应立即组织仓管员、项目施工员办理入库，
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登记入帐手续，入库前仓管员应清点好材料的数量，核对对材料、设备的外观、形状，检验材料的质量，对所进材料的证明、规格型号确认、材质核对。核对无误后由材料员、仓管员、项目施工员立即填写材料验收单办理入库。材料进场和材料入出库管理附带的各种文件资料由材料员提供给资料员编入资料档案。
（2）所有材料入库材料员必须填写《材料验收单》,同时填写材料收料单，填写时必须与实际收料的类别、型号、数量、单价、金额相符。
2、材料验收管理
（1）材料进场后材料员在第一时间组织监理、项目施工人员对材料进行验收，砂子、石子按车量方进行抽检，钢筋、木方、水泥、红砖等材料按车点数（过磅）进行抽检。需要复检的材料应会同资料员、供应商采取样本报检。
（2）采购部负责对进场验收、调拨后材料的使用情况进行全程管理，对退场材料进行整理达到验收标准，材料员组织材料退场。
（3）对现场报废的材料、物资，由项目部负责进行清理，报公司批准后进行处理，处理费用上交公司财务。
3、 材料丢失、退场、报废管理。
（1)、项目部材料员在日常工作中，如发现周转物资及现场材料有丢失情况是，第一时间将丢失情况向项目部、采购部汇报并查清原因，交采购部、工程部、财务部备案。
（2）、工程结束后，剩余材料堆公司仓库的，盘点后填写《剩余材料退库明细表》，交采购部、财务部留存。退给供应商的材料要填写《退料单》，（负值，红字体现）。同样交采购部、财务部留存。
（3）、施工过程中，现场废料处理要填写《施工现场废料处理明细表》，每月25日后30日前交与采购部、财务部留存。
（4）、项目施工过程中，所有的产生的车辆运费，机械的台班租赁费统一填写《项目部综合运费统计明细表》（此表格又工程部编制）
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附：《项目材料使用计划表》、《异型材料加工单》、《零星材料采购明细表》、 《超供材料采购计划明细表》、《材料（周转材料）采购比价单》、《材料（机具）对账卡片》、《材料验收单》、《剩余材料退库明细表》、《退料单》、《施工现场废料处理明细表》
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