高校档案管理系统服务学校建设的实践与思考

作者：戴艳

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第3期

【摘要】党的十八大指出：“加强重大公共文化工程和文化项目建设，完善公共文化服务体系。”作为公共事业部门的高校档案馆，应积极响应十八大精神，正确认识高校档案在高校和社会发展变革中的重要作用，破除“酒香不怕巷子深”的思想，树立“以档案利用者需求为中心”理念，拓展档案服务路径，发挥档案的社会价值，以提供优质的档案服务。

【关键词】高校档案；社会化服务

高校档案馆长期处于半封闭的状态，侧重于单一服务校内师生员工，对学校自身的发展和教学科研工作发展起到了一定的作用，但是却忽略了档案资源对社会发展所产生的经济效益和社会效益。为更好地服务，档案工作者应坚持“有为才有位”的工作理念，主动拓展高校档案服务路径，创新服务理念，提高档案利用效率，真正地体现出高校档案的价值和档案工作者的社会地位。

纵观高校档案工作利用发展的历程，可以分为三个阶段：

一、基础模式

传统模式工作下，档案主要以纸质文件为主，档案工作者主要以手工方式收集整理档案，档案工作者等待其他部门主动移交档案材料，等待档案利用者亲自到实体档案馆查阅资料，借阅咨询，被动的“你查我找”“你问我答”，服务意识淡薄，工作效率低下。

二、延伸模式

随着科学技术迅猛发展，高校档案面临巨大的挑战和发展机遇。档案工作者也只是通过扫描、键盘输入的方式把实体资源（以纸质文件为主）转化为电子资源，建立档案信息资源数据库，档案管理系统应运而生。但是现行的档案管理系统很多只是手工管理的一种奢侈的辅助品，档案人员只是利用计算机打印出漂亮的目录和报表。档案管理的网络化程度也很低，例如我校正在使用的“永乐文档一体化软件”，不能很好地与当前信息资料共享的现状很好地接轨。建立的数据库也只是档案目录数据库。

三、创新模式

随着网络信息技术的进一步发展，依托网络，以应用软件为手段，以数字信息资源为利用对象，档案工作也发生质的飞跃。高校档案工作建立了三库一中心的创新服务发展模式。三库包含：档案目录数据库，便于利用者检索所需档案资料；全文全息数据库，这个数据库不再只是单一收集文书档案资源，还包括了科研、基建、教学、学生工作、社团、学生学习、生活经历等信息资源；多媒体数据库，收集了学校发展活动中产生的视频、音频、照片等资源，使档案信息资源更加的直观、形象。一中心是指现行文件数据中心，向社会各界提供各种已公开的现行文件。档案工作人员还要不断拓展档案收集渠道、更新档案数据资源。

（一）社会化媒体服务。高校档案要走出象牙塔，不再局限于个体，与其他高校或社会上的图书馆、博物馆开展馆际业务合作，建立共享平台，实现资源共享。可以与政府、宣传部门合作举办档案展览，增强社会认知度和参与度。与社会信息机构、科研单位、博客、微博、论

坛、社交网络开展联合写作服务，共同解决公众信息需求问题。例如北京大学档案馆举办的兰台论坛、南京大学档案馆举办的南大之星论坛都是相对比较成功和获得社会知名度的。

（二）个性化服务。高校档案客观真实地记录了高校办学成长过程中的每一个足迹，是高校文化、历史传承的重要载体。依据高校自身发展的特点，高校档案整合学校各方资源（例如教职工、学生、校友的个人档案；科研、教学等原始资料），建立专题和特色数据库，有针对性地开展社会化服务，提供个性化服务使高校档案服务不断向深度和广度发展。1.建立学生学籍档案数据库，为用人单位、中介机构提供毕业生学籍档案查询，开具学历学籍证明。2.教师业务档案归档系统，及时收集教师在教学时间活动中形成的专业性档案，例如优秀的教学课件、教学大纲、课程建设标准、教学改革材料等。3.建立优秀教学科研成果档案数据库，教科研人员可以通过数据库了解和自身研究相关的教科研成果，从而研究发展规律，改进和创新自身的教学科研工作方法，提高自身的教学科研工作水平。该数据库可以作为学校衡量教师教育科研水平、检查学校教学科研质量和进行教学科研改革的重要依据。4.展厅服务：系统可以开辟多个专栏，从不同层面展示学校的办学特色和已经取得的成绩成果。例如：学子风采，展示历届优秀学生的真人真事，身边的人、身边的事更加形象直观地激励在校学生树立远大的志向；专题人物档案，记录学校历届领导班子，优秀教职员工的先进感人事迹；优秀教学科研成果档案，向社会公众展示学校的办学实力和科研力量；毕业生相册集、学校物质精神财富的编研成果档案、荣誉档案、历史回顾、校园文化等专题档案展示，传播了积极向上的校园文化精神，创造了教书育人的良好环境，构建了和谐的校园教育激励机制，极大地提高教职员工和学生的荣誉感和归属感。高校档案服务社会大众，应遵循以人为本的原则，以档案用户为中心，根据社会需求和时代的变化，突破高校档案服务瓶颈，不断改善和创新服务方式，提高自身服务意识，为社会的进步提供优质的档案信息服务。

【参考文献】

[1]庄丽黎.高校档案社会化服务研究[D].硕士学位论文,华东理工大学.

[2]杨莉莉.高校档案馆社会化服务研究[D].硕士学位论文,上海交通大学.

[3]曹玲,黄丽雯,阎祥林.我国高校档案部门应用社会化媒体的调研分析[J].数字与微缩影像,2013(03):45-48.