勘察设计企业合同管理常见问题与对策

勘察设计企业合同管理常见问题与对策

【摘要】近年来，一些勘察设计企业的经营管理人员对合同管理意识不强，在合同管理中工作过程中常会遇到合同风险问与纠纷问题。本文就勘察设计企业合同管理中暴露出来的常见问题进行分析，并提出应对策略，以达到增强勘察设计企业合同管理能力，避免合同纠纷的发生，维护勘察设计企业的合法权益。

【关键词】勘察设计企业合同管理问题对策 1引言

伴随着建设市场的不断开发，勘察设计企业不仅拓展国内市场同时也在开辟国际市场， EPC模式的总承包业务也逐渐增多，同时遇到合同风险问题也加大了。合同管理是防范企业法律风险的基础工作。本文针对近年来合同管理实践中出现的问题进行分析，提出治理对策，目的是加强企业合同管理，维护勘察设计企业的合法权益。

2合同管理中存在的主要问题

2.1合同签订阶段的问题

（1）口头协议不合规定

因为很多勘察设计合同的履约过程时间跨度较长，不应该采用口头协定和承诺的方式。口头的协议带来的风险常常不易识别，合同作为企业双方权利和义务关系的证明，一旦毁“约”将造成企业的重大损失，所以口头协定的是不合法律规范的非正规的，应当杜绝。

（2）合同主体不当

合同主体的首要条件是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。一些勘察设计企业中的职能科室与分公司的机构经常会对外签订合同，既无法人授权书，又无身份证明，一旦发生纠纷责任很难明确。所以合同当事人主体必须合格，才是合同有效成立的前提条件之一。

（3）合同条款不全面、不完整

常见的合同漏项往往是违约责任，在勘察设计企业签订合同时常常使用的是固定文本，有些条款过去简单，对合同主体双方的权利义务及违约责任的条款不做约定；或约定的条款不明确、不具体等都容易产生法律风险。

（4）合同签订不够严谨

合同签订不够严谨，需要解决三方面的矛盾：一是合同的合法性，包括：当

事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力以及合同经办人是否有授权；合同内容是否符合国家法律、政策和有关规定；二是合同的严密性，包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表达是否确切无误；三是合同的可行性，包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

（5）对合同范本不够熟练

勘察设计企业要根据不同情况，在《建设工程勘察设计管理条列》推荐的合同示范文本的基础上编制适合本单位的多种版本和合同示范文本，请法律专家、合同专家审核定稿后作为本企业的合同示范文本。这些年勘察设计企业发展迅速逐步拓展海外市场，对境外合同文本的使用要适用法律、国际惯例、标准、语言等。要加强海外市场合同的范本适用。

2.2合同履约阶段的问题

合同履约阶段是被忽视的阶段。合同签订阶段的问题往往在履约阶段爆发；同时，合同履约过程中的变化带来的问题也需要在履约阶段解决。合同履约阶段问题主要有：

（1）合同管理脱节

在履约过程中往往由于业主提出超出合同条件的要求而设计方仔细研究“合同”，又处于合同的“弱势”方，一味地满足业主提出的要求，而没意识到合同条件已经发生变化，应向业主主张自己的合法权益。待事后发现时已处于十分被动的地位，很难争取到这部分利益。

（2）合同内容应该没有变更

在合同履行过程中，合同变更是正常的事情，包括合同内容变更和合同主题的变更两种情形。问题在于不少负责履行合同的管理人员缺乏这种及时变更的意识，结果导致了履行合同时出现了问题，增加了企业风险。作为勘察设计企业，更重要的是为了维护自己的合法权益。关键在于变更要及时。

（3）应当及时发出必要的文件、报告、会议纪要等相关资料

在履约过程中及时地发出必要的函件，也是勘察设计企业动态管理的需要，是一种手段，也是勘察设计企业自我保护的一种招数。《建设工程设计合同（示范文本）》，把双方有关工程的洽商 、变更等书面协议或文件视为合同的组成部分。对此必须给予足够的重视。

(4)应当及时追究的合同条款而没有及时追究超过了诉讼时效

勘察设计行业拖设计款的情况相当严重，有些拖欠没有及时诉诸法律，但当起诉时才发现一超过了诉讼时效，无法挽回损失。超过了诉讼时效等于放弃权利主张，等于权利人放弃了诉讼权。

（5）企业作为合同当事人应行使的权利却没有行使

《合同法》赋予了合同当事人多种抗辩权，但大多数勘察设计单位不会行使。如：发包方不按合同约定支付勘察设计进度款，承包方可以行使抗辩权停止工作，但却没有行使，怕单方面停工要承担违约责任，结果造成垫资，导致发包方的欠款数额越来越大，问题也越来越难解决。

（6）没有重视证据的法律效力的却没有足够的重视

并不是所有书面证据都具有法律效力的，有效的证据，应当是原件的、与事实关的、有盖章和签名的、有明确内容的、未超过期限的，不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。

3解决合同管理中常见问题的对策

3.1领导应加强合同管理意识，全员参与

勘察设计企业必须意识到合同管理的重要性，领导重视是搞好合同管理的重要保证和前提。勘察设计企业的各级领导应当树立牢固的“合同”意识，建立以合同为“核心”的经营生产运作体系，落实各级责任人，并使之法制化、制度化、规范化、标准化。

全员参与是合同得以顺利履行的基础。要从上到下建立健全合同管理机构，使合同管理覆盖到企业的每个层次，延伸到各个角落，使合同管理都有相关岗位人员履行职责，每一环节都有“责任人”才能保证合同的正常履行。

3.2建立健全勘察设计企业的合同管理系统

现今一些中石油集团公司的勘察设计企业都使用的：“集团公司合同管理系统”，集团设置了合同管理的专职部门，各分公司或二级生产单位设合同管理专职或兼职部门，建立好制度网络的建设工作，是企业在合同管理的全过程的每个环节，都能建立和健全具体的可操作的制度，使合同管理有章可循。对合同的洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等各个环节，都应落实到责任部门或责任人。

3.3加强合同管理中的事前防范、事中控制为主、事后处理为辅的合同管理方式

勘察设计企业的合同管理应当是自始至终的全过程的，全方位的管理，根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分，合同管理分为：

（1）合同管理的事前防范。签订合同之前，必须认真了解对方当事人的基本情况，包括各项资质是否合法。签订合同时，合同双方当事人权利、义务及违约等的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。

（2）合同管理的事中控制。主要是对合同履行过程进行跟踪监督和管理。为了保证合同得以切实履行，需要法律管理部门同财务、采购、市场等相关部门密切配合，保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生。

（3）合同管理的事后应对处理。和同事后补救主要是合同履行出现问题，既合同的一方当事人出现违约行为后的应对措施，一旦发生违约要积极采取策略，采用协商，仲裁和诉讼等方式予以解决，尽量为企业减少损失。

3.4设立企业法律顾问机构，归口管理合同

勘察设计企业应当设立企业法律顾问部门管理。在市场经济条件下，企业实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，企业通过签订合同建立的民事法律关系的行为是一种民事法律行为。由此可见，由合同签订成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题，所以合同应由企业法律顾问部门管理。

所以由企业法律部门管理可以有效地降低合同风险，更好地维护企业的合法权益。

3.5加强合同管理人员的培训

人才是管理的主体，也是企业管理优化的保证，因此，加强合同管理人员的培训的目的是决定企业合同管理的绩效高低。随着勘察设计企业越来越多的参与国内外市场竞争，对懂专业、懂英语又精通法律的专业人才日益渴求，培养成为“四懂”人才：懂经营、懂生产、懂法律、懂技术的合同管理人员。通过定期业务交流、专业化岗位培训，外派合同管理人员到相关的兄弟单位进行一年的学习，这样能促进合同管理人员学习先关的业务单位先进的合同管理经验。

4结语

合同管理是勘察设计企业经营管理中的一项非常重要的工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理。

本文针对合同管理风险提出的问题和解决的对策只起到抛砖引玉的作用，勘察设计企业不断开拓市场并逐步承揽国内和国外的总承包的项目，企业合同管理未来之路将会遇到更多不可预见的风险，勘察设计企业要学会运用法律规则来管理合同，这是市场经济的要求，也是勘察设计企业持续有效和谐发展的内在要求。

参考文献

[1]全国企业法律顾问职业资格考试用书编委会，企业法律事务分册，北京；经济科学出版社，2012

[2]谭亚明，企业合同管理中的常见问题与对策，江汉石油职工大学学报，2010（6）

现在新疆石油勘察设计研究院从事经营管理、统计管理工作。