养老机构档案管理的强化方式解读

作者：武娟

来源：《办公室业务》 2016年第8期

【摘要】养老机构的档案集中反映了各项业务的开展情况，是养老机构服务工作和管理工作的真实记录，也是养老机构发展中形成的宝贵资源。本文从分析养老机构档案管理的薄弱环节入手，对强化档案管理的方式进行论述，期望对推动养老机构档案工作规范化、高效化、制度化发展有所帮助。

【关键词】养老机构；档案管理；强化方式

一、养老机构档案管理的薄弱环节

（一）档案资源管理不完善。在养老机构的档案管理工作中，由于缺少统一的档案管理业务标准，从而导致各种文件保存时间和保存方式不一致，没有形成完善的档案资源管理方案。虽然养老机构均提高了档案管理工作的重视程度，根据业务需要实施了分类档案管理，但是仍存在着档案资源收集整理不完整的情况。同时，养老机构有关护理服务、康复服务、设施设备、膳食记录等方面的文件资料较为零散，并且没有建立起声像、实物、电子文件档案，造成档案资料载体过于单一，资料信息含量不高。

（二）档案基础工作不规范。养老机构的档案管理工作不规范，没有准确把握工作侧重点。大部分养老机构重视人事档案、文书档案、会计档案、基建档案、业务档案的建立，而忽视了养老人员的档案建立。由于缺乏统一制发的文本格式，使得入院材料、离院材料、护理记录、死亡记录、服务协议等编制不规范，文件形式多样，甚至纸张大小不一。在老年人离开养老机构时，养老机构只能提供财务结账记录单，而不能提供规范的离院记录文本资料。

（三）档案人员素质不高。部分养老机构未能设置专门的档案管理部门，没有配置高素质的专职档案管理人员，也没有对档案工作人员进行定期的业务培训。只有一些参加卫生系统管理考评的养老机构，其配备的档案工作人员素质相对较高，具备档案管理岗位胜任能力。而大多数民办养老机构没有过多精力培养档案管理队伍，只是挑选若干非档案专业的人员简单地从事档案收集、整理、调阅工作，导致档案资料归档的随意性较大，归档质量偏低。

（四）档案设施建设落后。受养老机构经费紧缺的限制，一些机构未配备专门的档案室，致使档案资料存放在各业务部门中，难以形成对档案资料的统一管理和高效利用。即便是养老机构设置了档案管理部门，但是也没有为档案管理部门的日常工作开展配备齐全的设备设施，导致档案工作质量不高，档案归类存档混乱，档案保管存在一定安全隐患。此外，档案管理仍然采用单一的人工处理方式，没有引入先进的信息技术和计算机技术作为档案管理的有效手段，随着档案工作内容的日益繁杂，严重影响了档案管理效率的提升。

二、养老机构档案管理的强化方式

（一）强加对档案管理工作的监督指导。档案是维护养老机构服务对象和机构本身合法权益的有力依据，有关部门必须重视对养老机构档案管理的顶层设计，认真分析养老机构档案资料产生的过程，结合各项业务流程，制定统一的档案管理标准和技术规范。同时，有关部门要加强对养老机构档案工作开展的监督指导，组织各类培训活动，要求档案人员掌握相关标准和规范，强化档案管理工作的有序开展。

（二）加快养老档案管理制度建设。对于养老机构而言，想要确保养老档案管理工作的有序开展，相关的管理制度是不可或缺的重要因素，为此，养老机构应当加快养老档案管理制度

的建设。首先，应建立并健全包含养老档案管理所有环节的规章制度，并制定与档案管理工作相应的业务流程及分类方案，为养老档案管理工作的开展提供指导依据。其次，养老机构可按照我国现行的《档案法》《归档文件整理规则》的规定要求，以机构的实际情况为立足点，对相关的档案管理制度进行建立健全，具体应包括如下制度：立卷归档制、档案库管理制度、档案保密制度、鉴定与销毁制度等等，力争做到养老档案管理有制度可依，这有助于档案管理工作水平的进一步提升。

（三）提高档案人员专业素质。档案管理人员的自身素质和专业水平的高低决定了档案管理工作的开展成效，为了实现档案管理规范化和科学化的目标，在当前的新形势下，养老机构应当将提高档案管理人员的专业素质作为重要工作来抓。养老机构的主管领导应当充分认识到提高人员素质对促进机构发展的重要意义，并逐步将档案管理人员的素质培养提到工作日程上来，从而确保相关培训工作的顺利开展。养老机构的档案管理人员则应积极主动地提升自身素质和专业水平，多参加机构组织的培训活动，并利用各种渠道进行自学，丰富档案管理知识、掌握档案管理技能，提升档案管理工作能力，促进养老机构持续发展。同时，还应不断提高养老档案管理人员的管理观念，增强他们的服务意识，为养老档案管理规范化、制度化目标的实现提供保障，具体可通过以下方法对档案管理人员的观念进行强化：其一，增强利用意识。档案管理人员在开展相关工作的过程中，除了要做好资料的收集、整理、保管等基础性工作之外，还应当对养老档案进行充分地开发与利用，这就要求档案管理人员要重视归档工作，归纳总结出便于查阅的材料，以便利用。其二，增强开放意识。为进一步提升养老档案的查阅速度，档案管理人员可将归结好的材料编辑成册，列出目录，并将之输入到计算机系统当中加以保存，由此既可以确保档案的安全性，又能使档案的查询更加方便、快捷。其三，增强服务意识。在当前的新形势下，档案管理人员要变被动服务为主动服务，及时了解并掌握有关的信息，将档案保管变为提供和利用，这样不但可以提升服务质量，而且还能提高档案的利用效率，可以使养老档案的作用得以充分发挥。

（四）重视档案管理基础设施建设。各种基础设施是养老档案管理工作开展的必要条件，为此，养老机构应当对档案管理基础设施的建设予以足够的重视。首先，机构领导应当给予养老档案管理工作一定的支持，并逐步加大相关方面的人财物投入力度，借此来解决养老档案工作中专业人才匮乏、资金短缺以及硬件设备设施不足等问题。其次，要进一步加大相关经费的投入，为档案管理工作的开展提供物质保障，在条件允许的情况下，可将档案室、阅览室、办公室三者分开，并购置相关的设备，如电子扫描仪、计算机、防磁柜等。再次，遵循养老档案集中管理的原则，以此来保证档案使用中的安全性，同时，应发挥出计算机在档案管理中的优势，加快档案信息化建设进程，建立档案管理信息化系统，提升档案的服务效率。

三、结论

总而言之，养老机构要重视档案管理工作，将档案资源作为养老机构宝贵的有形资产和无形资产。在档案管理工作开展中，养老机构要进一步规范档案工作流程，建立健全相关管理制度，处理好档案管理部门与各部门之间的协调运作关系，确保档案资料收集完整。同时，加大档案基础设施建设，为提高档案管理工作质量奠定物质条件基础。

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