弄明白“写你所做,做你所写”

弄明白“写你所做、做你所写”

——体系文件设计随感

现在很多企业，为了提升企业自身的市场竞争力，赢得顾客的青睐，搞各种各样的认证：ISO2000、QS、GMP、HACCP、CCC、UL、SAS8000、BSCI、ICTI…..但是很多企业不知道怎么写，怎么做。大部分是网上抄录或听所谓的专业认证人土的。很多企业，要认证了，就召集一堆人补写资料、记录。这说明“写”的东西，与实际“做”的不符。这种做法，为认证而认证，忘了管理的根本。不仅耗费了人力，还给员工留下“制度也可以不执行，检查时可以造假”的不好印象，制度的执行打折扣。而且，可能出“事”。双汇通过十八道检验，发生了“瘦肉精”事件；三鹿生产的奶粉都合格了，发生了“毒奶粉”事件；福喜厂，所有的肉都有保质期，都有质量人的签字，发生了“过期肉”事件；都是活生生的例子。

企业做体系时，要符合管理的实际需要，要看关键作用。我们给电话充值，关键是电话卡被充值了；至于是网上充还是营业厅充、是自己充还是叫人帮充、要发票还是不要发票，因人而异；无谁优谁劣，适合自己就行。体系文件主要目的不仅仅是为了认证审核的需要，更重要是为了能够规范行动，使企业有序运作，帮助企业达成目标。因此，在制定文件时，需要符合企业实际，不要照搬和教条化。特别是规模小、处于成长期的企业，更应当结合企业的实际情况和管理要求制订各种文件，将工作规范化，简单化，而不是为了“显摆”，增加不必要的工作量和成本。

同时，要弄明白“写你所做、做你所写”的含义，这里的“写”和“做”都是指能达到控制目的的过程，而不是事无巨细。如何让做的过程变得简单，这是“写”的过程必须要考虑的。如果让做的人感到复杂，那么他做就有可能违反规定，就可能走样儿，或者实际做不到，干脆不做。“做”不一定就是死板的对照，只要能够符合“写”就可以了。

从认证角度讲，体系文件脱离实际，或者做得越复杂，那你准备的相关记录、证据就越多，出错的机率就大，通过的难度就越大。所以，无论认证，还是管理，体系文件脱离实际或很复杂，都是“后患无穷”的。

因此，“基于事实”制订文件，才能轻松应对认证和管理。