公司文件管理制度
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文件编号： 生效时间： 修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发：
公司文件管理制度
一、总则
1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。
3、公司文件由办公室统一管理和存档。
一、 文件的分类
1、 外收文：公司从外部接收的政府文件。 2、 外发文：以公司名义向外部发送的文件。
3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。
三、 内行文的管理 1、 内行文的范围：
凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。
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2、 内行文的编号
各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份（见附件一《编号规则》）。
3、格式要求（附件二）
⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。 ⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“（）”括起。
⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。
⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。 ⑸、正文使用小四或四号宋体，行间距1.5倍。 ⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。 ⑺、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。 注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。
4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。
5、内行文发文流程
⑴、起草人→部门负责人（审核）→办公室（审核）→分管领导（审核）→总经理（签发）→办公室（存档发放）
⑵、说明
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a、 各部门如需发文，赢事先向办公室申请编号并填写《内行文审批单》（见附件三）。
b、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。
c、文件由总经理签发。
d、文件由办公室统一发放并在《文件收发记录》上登记（见附件四）。
e、办公室负责流转。
f、办公室负责督办并定期组织评估和修订。 四、外收文的管理 1、外发文的接收
⑴、凡邮寄公司的文件（领导亲启的除外）均由办公室登记签收。
⑵、公司上级主管部门发布的相关信息资料由办公室统一整理并发布。
⑶、各部门接收的函件一律先交至办公室编号并存档。 ⑷、公司外出人员开会带回的文件应及时送交办公室鉴别，对有价值的由办公室编号并存档。
2、外收文的管理
⑴、办公室根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写《外收文流转单》（见附件五），分送承办部门阅办，重要文件应呈送
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公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。
⑵、一般函、电等，由办公室直接分转处理。
⑶、如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室负责督办。
3、
的归档按《档案管理制度》执行。
四、 的管理
1、 的范围
(1)、公司对外界公共媒体发布的信息。
⑵、向政府有关部门提交的说明、请示、报告等。 2、外发文的程序
⑴、发文程序参照内行文的发文程序。
⑵、经总经理审批，办公室加盖公章存档后方可对外移交。
五、
本管理制度自发布之日起执行。
附件一：
附则 外发文外发文外收文
文件编号规则
一、 式
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编号格
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FHYL【XXXX】第XXX号。 二、 格式说明
1、FHYL： 表示沈阳枫桦园林公司 2、【XXXX】： 表示年份 3、第XXX号：表示发文顺序号。
附件二：
文件编号： 生效时间： 修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发：
标题（小二宋体加黑、居中）
正文（小四或四号宋体）
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沈阳枫桦园林公司 二零XX年X月X日
主题词： 抄报： 抄送：
附件三：
内行文审批单
起草部门 文件名称 编号 部门负责人： 起草人 日期 文件发送范围 WORD- 7 -
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办公室： 分管领导： 总经理：
附件四：
文件发放记录单
文件编号 文件名称 起草人 发放日期 发放范围 备注 WORD- 8 -
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附件五：
外收文文件流转单
收文来源 接收人 文件名称 接收日期 WORD- 9 -
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内容摘要： 处理意见： 领导意见： 承办部门： 房屋租赁合同
出租方(以下简称甲方)： 承租方(以下简称乙方)：
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根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，甲、乙双方在平等、自愿的基础上，就甲方将房屋出租给乙方使用，乙方承租甲方房屋事宜，为明确双方权利义务，经协商一致，订立本合同。
门市房位置：义县东方明珠小区西门市28号。 面积：107.74平方米。
1、租赁期限：租赁期为自至止，在租赁期内，如因乙方原因提前终止租赁合同，乙方所付租金不予退还。
2、租赁价格及付款方式：租金每年12000元，乙方租赁三年，付款方式为一年一交，乙方必须提前一个月交给甲方租金。
3、租赁期间由乙方负责每年交纳采暖费、物业费、水电费、卫生费，以及和营业有关的一切费用，甲方概不负责。
4、租赁期间，乙方不得私自将此房屋转租，营业期间不得在此房进行违法活动，如果对周围环境造成影响和干扰以至于引起的不良后果，乙方要承担全部责任，甲方概不负责。
5、租赁期间乙方可根据需要对房屋进行装潢，装饰，但不得擅自改变或损坏房屋结构和附属设施。如须改变，必须经物业管理人员和甲方同意后，方可进行。否则造成经济损失，乙方要按实际损失进行赔偿。
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