Q/CTGL-XX-002-2014
OA办公系统管理规定
2014-03-20发布 2014-04-01实
施
湖北东神楚天化工有限公司 发布
OA办公系统管理规定（试行）
1. 范围
本规定适用于湖北东神楚天化工有限公司各部门在日常工作中信息采集、加工、传递、存取及业务流程规范处理等工作。
2.术语和定义
OA办公管理系统：
利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策
支持的综合自动化，英文缩写OA。实现办公自动化的系统（OA系统）是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统，所以又称办公信息系统。OA系统是一种人机系统，其核心设备是电子计算机系统或OA工作站。OA系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取等四个基本环节（以下简称OA系统）。
办公系统部门管理职责
公司党政办是OA系统的主管部门，是系统公文处理的中枢，负责OA系统试运行的组织、协调和督办，确保OA系统试运行工作有序进行；负责保障公司网络的畅通和安全，以及系统的调试安装、功能完善、人员培训等技术支持和服务，保障OA系统正常运转；负责办公自动化系统中产生的电子公文及其他电子材料的归档、整理、监控工作。
公司各部门必须明确一名OA办公系统负责人，确定本部门所配备的每台电脑的管理人员或操作人员，并指定涉及OA系统的操作人员，负责本部门数据信息的操作，确保数据录入、审核、审批等工作程序正常进行，从而确保本部门操作人员正确使用系统。
所有参与OA办公系统操作的人员，必须经过公司党政办组织的培训，掌握操作程序，确保正确操作该系统。
OA办公系统日常维护由党政办副主任、计算机管理员负责，各部门在操作过程中出现的问题，及时向党政办计算机管理员反馈。
公司管理督察部将每周或不定期对试运行阶段OA系统运行情况进行检查考核、并及时将检查考核结果公示。
在试运行阶段，各部门主管总经理或副总是推行OA系统的第一责任人，对本制度所列举的第一批试运行工作流程的推动全面负责。具体责任流程项目见《OA系统工作流程项目统计表》。
4.试运行时间
根据公司安排，OA系统于2013年11月14日起运行，各部门自此启动日起，必须按本制度的“工作要求”开始操作该系统。
5.工作要求
各部门于11月20日前将分管OA系统的负责人及涉及OA系统操作人员的名单报送党政办备案（规定运行OA系统的电脑必须注明责任人，如为公用电脑，必须确定该电脑管理责任人）。 试运行初期，各部门必须核对本部门相关信息，如有变动修改，请及时报党政办。
试运行阶段，公文运转以电子文件为主，第一批通过OA系统处理的公文（第一批试用公文项目见表《OA办公系统试用项目表》），采取纸质和OA办公系统电子版并行办理（先在OA办公系统上操作）；对于此次非试用项目，涉及相关部门的，可以自己试用，则以纸质传递为主，暂不严格要求在OA系统中操作。在此次正式启用的OA办公系统项目目录内的，如遇系统故障等异常情况，各单位可暂时以纸质文件运转，确保正常办公，待故障排除后，再将相关文件补录到系统中。
各部门负责人及涉及OA办公系统操作的人员，上班时间必须登录OA系统，及时处理系统中的公文。同时，为促进办公方式和习惯的转变，操作人员在系统上完成规定操作(发送到下一节点)后,应及时通知相关人员、领导。
OA系统中的正文使用Word文件格式，不得采用其他文件格式；附件文件一般采用Word文件格式，也可使用扫描的PDF文件格式。个别文件附件页数太多且不方便电子化的，附件可按纸质文件报送运转，正文及处理单仍通过OA系统运转。此外，发文的附件需进行审批修改的，一并粘贴至正文处。
某些关于经费审批的文件，在文件通过OA系统办结后，有关部门可到相应文件管理岗位获取由主管财务领导亲笔签名的纸质文件到财务处办理相关手续。
以公司名义向公司外发送的公文，在文件通过OA系统办结后，有关单位可到党政办的发文管理岗位获取纸质文件办理报送手续。
6. 考核标准
在上班期间没及及时登录OA办公系统的，是中层及以上管理干部的，扣1分，办公室员工，扣20元。如电脑系部门公用的，则考核到部门，由部门再考核到责任人。
OA办公系统每个节点操作不得超过一天，如因出差等原因，可委托他人办理（OA系统的“事务委托”可进行操作），未按规定时间操作的，若是中层及以上干部的扣1分，每延迟一天，加扣分,若是普通员工,扣20元,每延迟一天加扣10元;如果上一级节点因工作紧急,提出有特别时间要求的,则按此时间要求操作,未在规定时间内完成操作的, 若是中层及以上干部的扣1分，每延迟一天，加扣分, 若是普通员工,扣20元,每延迟一天加扣10元;若因此影响了相关部门工作的,则按上述考核的双倍执行,若因此工作未按规定完成,影响公司生产经营活动,上报公司经理办公会处理.
如因出差,出差人员必须在OA办公系统中办理事务委托,如未办理此手续，视作未按规定操作，按上述第二条比照考核；如办理的事务委托，则受委托人有义务按规定操作，否则受委托人将按上述第二款比照考核执行。
在试运行阶段，第一批试运行的项目，必须是先以OA办公系统操作后，再以纸质传递办理，否则，每发生一次未按此规定操作行为，扣除责任人20元。
对于内、外招待费申报，必须按先有OA办公系统申报手续，党政办才在纸质单据上审批，否则，申请招待人因违规扣20元；如外招因故不能及时在OA办公系统上提交的，则应于招待费发生之日起二天内在OA办公系统上提交，否则，若是中层及以上干部的，扣1分，普通员工的，扣20元；若是因公出差在外发生的招待费，必须于出差回公司上班的二日内在OA办公系统上提交，否则，若是中层及以上干部的，扣1分，普通员工的，扣20元。
对于党政办组织的OA办公系统专项培训，未参加的，每次扣款50元。
未在规定时间之前向党政办报送本制度的工作要求第一款之规定内容的，否决部门主管副总及部门经理各1分，报送备案资料内容不符合要求的，扣款部门经理30元。
7. 附则
本制度由党政办制定。 本制度自发布之日起试行。 附《OA办公系统试用项目表》 附《OA系统工作流程项目统计表》
OA系统工作流程项目操作简要说明表（第一批试运行）
序 号 类 别 项目 提请人 审核人 审批人 其它
1 2 3 4 5 6 7 2 8 9 3 10 11 12 4 13 14 5 15 6 16 7 17 生产计划 申请表 辅助材料采购计划申请表 原材料采购 计划申请单 产成品周报表 生产任务临 时调节单 安全隐患 整改通知单 原辅材料试验及实验申请单 原辅材料入 库检验报告单 员工上岗 通知单 培训实施记录 及评价表 制造部门办事员 生产部、各制造部门经理或副经理 材料仓库保管员 党政办统计员 市场部业务员 内勤员 生产安全部经理 副经理 市场部采购员 制造部门经理 生产副总 生产部门经理 审核人及审批人按程序逐级操作即可 主要用于维修配件等，审核人及审批人按程序逐级操作即可 主要用于生产用原、辅材料等，审核人及审批人按程序逐级操作即可 审核人及审批人按程序逐级操作即可 审核人及审批人按程序逐级操作即可 审核人及审批人按程序逐级操作即可 1 生产副总 总经理 生产部门经理 市场部经理 或副经理、 刘副总经理 技术开发部 副经理 审核人及审批人按程序逐级操作即可 审核人及审批人按程序逐级操作即可 审核人及审批人按程序逐级操作即可 市场部采购员 党政办人力 资源管理员 党政办人 力资源管理员 技术开发部质检员 党政办主任 党政办主任 部门经理、副总 执行总经理 审核人及审批人按程序逐级操作即可 分内招和外招，必须选择；审核人及审批人按程序逐级操作即可 主要用于红头文件发文前的审核 各部门购非常规办公用品可提此单；审核人及审批人按程序逐级操作即可 分临时计划、月度计划、汇总计招待申请单 公文稿纸 发文申请表 办公用品 采购申请单 资金计划 申请表 发生招待的 部门人员 需发红文 等文件的部门 党政办副主任 副总 党政办副主任 副总 总经理 部门经理、副总 部门经理、副总 部门经理、副总 综合部内勤员、 相关部门经理 各部门办事员或内勤员 计财部经理 划必须选择；审核人及审批人按程序逐级操作即可 产成品出库单 OA系统的 “协同工作” OA系统的 “计划总结” 市场部内勤员 各部门中 层及以上导 各部门经理
部门经理 副经理 审核人及审批人按程序逐级操作即可 部门经理及副总定向传递信息、沟通平台 各部门经理上报月工作计划及日常工作安排 说明：1-生产制造类；2-技术管理类；3-人事管理类；4-行政管理类； 5-财务管理类；6-市场管理类；7-OA系统操作菜单
OA办公系统项目流程签审情况检查统计表
检查部门:管理督察部 序号 项目流程 提请人 提请 时间 检查 时间 应签未签 责任人 延迟 天数 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
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