Ｆｉｌｅ Ｍａ ｎａｇｅｍｅｎｔ档案管理 档案管理工作内容与模式的转变探究 于雷吉林省长春市农业机械研究院 摘要：科技的飞速发展，让人们进入了信息时代，档案的形式 也发生了显著的变化，由传统的纸质档案逐渐转变为电子档案，由 双机热备份机制，这样，当一台服务器出现故障时，另一台服务 器可以及时代替其工作，不至于因为系统维修耽误工作。 此引出档案管理工作内容和模式的转变。档案管理者应该根据时 （２）权限控制。权限控制主要是防止对档案信息进行拷贝、 代发展的要求，积极学习和研究，更好地完成档案管理工作。 关键词：档案管理内容模式转变 随着信息技术的飞速发展，档案管理工作的内容与模式发生 了翻天覆地的变化，档案管理工作必须跟上时代发展的脚步，及 时改变思路，改变工作方式，做好档案管理工作。 一、工作内容的转变 １．档案的收集 传统的档案以纸质档案为主，档案管理人员只需要坐等档 案的最后形成，然后进行归档即可，一般都是一项议案或一项工 程最终的议案结果，缺少中间出现的有意义的创意和方法，也难 以体现整个过程。但在信息化时代，人们可以将这些完整地记录 下来，只是有时会分散地存放在个人的计算机中。档案人员如果 坐等档案的最后形成，将会失掉这一部分档案。所以，信息时代 的档案管理者比传统的档案管理者更具主动性，他们会在专业人 员的指导下主动学习专门的档案信息接收管理平台，对电子档案 进行有效收集和管理。 ２．档案的保存 传统的档案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因为 数量繁多，查阅起来相当费时费力，已经不能满足人类社会获取 信息的飞速增长的要求。电子档案不但有利于收集完整的档案信 息和对信息进行有效保存，传播起来也极为方便。传统的档案保 存重点考虑的是档案库房和档案柜的设置，在设计档案馆时，电 子文档的保存主要考虑档案的增长速度，电子存储量及更新换代 的趋势。现代化的档案观，不但应该具有保存各种格式电子文档 的能力，还应有能力将纸质文档转换成电子文档，以提高整体检 索速度。 计算机网络有一定的不稳定性和不安全性，信息丢失或失真 现象在所难免，这就要求档案管理工作者定期对电子文档进行数 据备份，保证即使计算机出现问题，造成档案信息丢失或失真的情 形，也可做到有备无患，只需使用备份对原来信息进行恢复即可。 ３．工作新内容 （１）设备故障安全防范。网络计算机硬件等系统一旦出现故 障，一般会导致计算机存储的数据完全丢失或者无法保持原有 数据的存储状态。这就要求档案管理者在设计档案管理系统之 初就充分考虑到这个问题，积极设置系统安全应急措施，进行数 据的异地备份。当计算机发生故障时，积极采取应急措施，或采 用操作简单、比较节约但容易造成最新数据丢失的冷备份机制， 保护大部分数据，或采用保证系统应用程序和数据相对安全的 恶意篡改或破坏，所以对用户可以访问的目录、子目录、文件和其 他资源进行了一定的限定，并且对能执行的操作做了限制。防火 墙控制，用于防止网络中的黑客。 （３）访问控制。访问控制技术的主要任务是保证档案信息不 被非法访问和非法使用，具体措施包括：入网访问控制、权限控 制和防火墙控制。入网访问控制，控制用户可以登录的类别及登 录的时间和网站。 （４）病毒防治。如果档案信息遭到病毒入侵，其有效性和完 整性将受到严重破坏，甚至完全毁坏。这就需要档案管理工作者 安装最新的、比较有效的查毒、杀毒软件，避免将手机和Ｕ盘上 的病毒携带到电脑上，同时密切关注网络病毒动态，适时对服务 器和客户端查毒和杀毒。 二、档案管理模式的转变 传统档案对于保密级别，一般在案卷上呈现出来，档案管理 人员可以根据卷宗上标记的保密级别进行分别管理。保密方式一 般采用对档案实体进行控制，只要档案实体不被复制、拍摄或盗 取，就算完成保密任务。对于当下的电子档案，其信息系统本身就 具备较高的安全性，可以根据档案的不同密级，确定向哪些人群 开放。 传统的档案，如果有人需要观看，首先需要办理借阅手续， 归还之时还要办理归还手续。借阅人借出去的这一段时间，档案 就会暂时离馆，而且在借阅的过程中，借阅人可能会对档案造成 一定的损害，难以保存其原始性。对于电子档案来说，原始文件 和复制的文件毫无区别，无论进行多少次的阅读，都不会损害档 案的原始性，也不会发生档案离馆一段时间的现象，更不需要进 行归还，由此节省了一部分人力、物力和财力。 传统档案管理中，分类和检索紧密联系，不可分割，进行分 类立卷的目的主要是更有效地检索档案。电子档案管理中，只要 在计算机中要输入与所查档案相关的关键词，档案文件就可以顺 利查出，基本不需要分类。但是人们为了更好地利用档案信息， 还是对档案进行了详细分类。 总之，档案管理工作要根据时代发展的需要，不断进行调 整、改革、完善和创新，提高档案管理工作的效率和质量，让档案 为社会发挥应有的作用。捧喇 参考文献 ［１】赵培青，杜俊瑞．对档案管理工作的研究与思考［Ｊ］山西科技 在．２００５（６） ［２］王云鸥 档案管理的探索与实践［Ｊ］ 建材发展导向，２０１０（４） ＨｕＭＡＮ ＲＥＳＯＵＲＣＥ ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴ Ｐ．２０ １