出货物流程序文件

广东奥其斯科技有限公司

Guangdong Outrace Technologies Co.,Ltd.

作 业 指 导 书

机密等级：C级

核准 审核 审查 制订 制订日期 2010-12-10 编号： 生效日期： 商务出货物流作业指导书 制订单位：商务处 制/修订履历 版本 A-01 页次 All 变更内容摘要 初版制订 日期 2010-12-10 制/修订 审查 审核 核准 版次：A-01 页次：2/4 编号： 生效日期：2010-4-1 商务出货物流作业指导书 制订单位：商务处 1 目的 规范商务出货物流流程，强化出货管制。 2 适用范围 本规定适用于公司商务处出货物流作业。 3 定义 出货：按照合同要求，将产品通过货运等方式发给客人的过程。 4 相关文件 4.1 成品仓编制的《成品出货管理办法》 5 职责 5.1 商务处出货物流组：负责物流公司的开发与管理，产品运输的实施、跟催及资料归档； 5.2 商务处出货物流组：负责出货通知单下达、跟催及资料归档； 5.3 厂务处：负责出货通知单的组织实施、异常反馈、资料提供； 5.4 品质处：负责出货产品的检验、清单资料核对、检验资料的提供； 6 工作内容 6.1 物流公司的开发与管理 6.1.1 商务处出货物流组根据公司的销售网络，负责开发物流合作公司，建立厂商基本资料、分区域价格、可靠度、运输能力等物流公司资料库。 6.1.2 筛选物流公司资料库优秀厂商，并实地考察做为合格合作商，其他做为后备合作商。要求同一区域或省份，至少有2家以上合格合作商，3家以上后备合作商。合格合作商资料须有商务处主管审批、执行副总核准后生效。 6.1.3 在公司实际物流出货过程中，因市场价格浮动因素根据实际出货内容，针对合格合作商做价格比较，按适时、适价原则选择，并报商务处主管审批后执行，对因合格合作商不能处理需要起用后备合作商的，必须通过执行副总核准后执行。 6.1.4 实际物流过程中，商务处出货物流组详细记录每批出货的运输状况、时效，对合格合作商每季度进行记录、评估。 6.2 出货通知单的下达 6.2.1 根据合同付款条件，在合同约定款项进入公司指定账户后，商务处出货物流组承办人根据版次：A-01 页次：3/4 签约生效之合同、客户要求、我司选配机型、下达出货通知单。 6.2.2 出货通知单详细写明客户要求、特殊备注（祥见特殊规格统计表）。 6.2.3 出货通知单由商务处主管签核后分发到厂务、品保处执行。 6.3 出货物流的实施、跟催 6.3.1 通知单下达至相关责任处门后，由制造课PMC负责组织实施，要及时跟进。掌握成品、半成品货物准备情况。 6.3.2 品质在货物测试准备完成后，需要及时将产品测试报告及产品资料卡交至商务处出货物流组。 6.3.3 厂务处出货单产品准备完成应当在指定日期当日上午12点之前，将《装箱清单》及《货物包装尺寸重量件数明细》以mail及书面形式交至商务处出货物流组。若确实不能在指定日期当日上午12点之前完成，要及时沟通，并协助商务处出货物流组收集相关数据，以便确定物流厂商到厂时间。 6.3.4 商务处出货物流组根据合同确定的收货地址、要求到货时间、备货单位提供的相关信息，根据公司合格物流公司资料，联系负责该区域的物流2公司以上，结合报价及当天时价进行比较，确定承运本批货物物流公司。 6.3.5 商务处出货物流组根据以上确定的资料信息，填写《送货单》《物流单》《物料放行条》《成品领料单》，并交主管、副总审核，审批无误后通知物流公司到我司提货。特殊情况需要现金支付物流费用的填写《现金支出单》审批后到财务领取现金，特殊情况需要外出送货到物流公司的填写《派车单》审批后送货。 6.3.6 物流公司前来提货时，通知仓库人员出货装车（大件货物可以请叉车协助装车），并提供收货人及收货地址、联系方式的资料给仓库粘贴到外包装上。 6.3.7 装车完毕后，再次核对货物清单，确认无误，同物流公司分别在《送货单》“物流公司签收栏” 《物流单》“提货单位栏”签字盖章确认。确认无误将物料放行条交至物流公司提货人，并在《来访单》上签署放行。 6.3.8 货物发出之后，根据客户要求，将资料及货物签收单安排快递给客户（项目定单的所有随机资料、配件也是需要快递），并通知跟单人员（或收货人）货物、资料发出日期/件数/预计到达时间，并根据货物目的地情况，实时跟催到达，并将相关信息通知跟单人员。直至确认客户收到货物，并签回货物签收单。 6.4 资料归档 6.4.1 资料的整理以及归档。物流资料分两处分存档，出货通知单、送货单原件、产品资料卡、出货检验报告作为成品出货通知单存档；商务合同、送货单复印件、物流单作为商务合同存档。 6.4.2 项目机型中物流资料分两处分存档，出货通知单单独存放至成品出货通知单；商务合同、出货通知单、送货单、产品资料卡、出货检验报告、物流单一起存放至项目合同中。 7 以上规定交商务处副总核准实施，修订时亦同。 8 附表： 广东奥其斯科技有限公司 成品出货通知单 通知单编号： 合同编号 品名规格 商务处: 厂务处： 品保处： 售后服务处： 下单日期 出货明细 序号 1 2 3 4 备注 主管 审核 意见 数量 以下空白 实际规格 出货日期 工厂产品编号 ●商务处存档原件，其他各部门存档复印件 备注：各单位主管在原单上签字确认，原件由商务处保存，其他各部门存档由商务处主管签核通知单之复印件